Een onderneming die producten verkoopt, fleurt helemaal op wanneer er een verkooporder binnenkomt. Dat is ook logisch want hoe meer verkooporders er binnenstromen, hoe groter de omzet. Als onderneming wil je ook steeds verder groeien en een toename van het aantal verkooporders is daarbij essentieel. Toch is een toename van het aantal verkooporders niet altijd een zegen voor het bedrijf. Het magazijn en de magazijnmedewerkers moeten de toestroom kunnen verwerken.
WMS systeem
Een WMS of Warehouse Management System of voorraadbeheersysteem zorgt er voor dat je de voorraad op een ordentelijke manier kan beheren. Tevens geeft dergelijk systeem je ook de mogelijkheid om de verkooporders te verwerken. Je moet op zoek gaan naar een systeem dat verkooporders van de webshop automatisch naar het voorraadbeheersysteem stuurt. Op deze manier kan je alle verkooporders centraal beheren. Eens de verkooporders binnenstromen in het voorraadbeheersysteem is het belangrijk om een bepaalde flow te creëren. Denk goed na over je manier van werken. Webship Online organiseert deze flow aan de hand van statussen. Op basis van deze statussen weet elke medewerker in welke fase van het proces het verkooporder zich bevindt. Over welke statussen spreken we dan? Hieronder een overzicht.
- Concept
- Wacht op betaling
- Klaar voor picking
- Picken
- Klaar voor inpakken
- Klaar voor verzending
- Compleet
- In wacht
- Geannuleerd
Het picken van een verkooporder
Als er verkooporders binnenkomen, kan je aan de slag met het picken van de producten. Deze fase is ontzettend belangrijk maar er wordt vaak te weinig aandacht geschonken aan de optimalisatie van deze fase. Voorraadbeheer is veel meer dan het beheren van de voorraad en het versturen van orders. Je moet nadenken over de plaats van opslag, de pickingroute, enzoverder. Als je niet nadenkt over dergelijke zaken, zal er niet efficiënt gewerkt worden waardoor een groot deel van de marge verloren gaat aan de loonkost.
Je moet producten die veel verkocht worden een strategische plaats geven in het magazijn. Verder dien je de producten te koppelen aan magazijnlocaties. Een slim voorraadbeheersysteem zoals Webship Online zal vervolgens de meeste efficiënte pickingroute doorheen het magazijn uitstippelen. Hierdoor worden de magazijnmedewerkers niet van het kastje naar de muur gestuurd. De pickingen verlopen dus sneller en de magazijnmedewerkers moeten minder afstand afleggen waardoor ze beter kunnen presteren. Trouwens, een barcode scanner kan je magazijn ook verder optimaliseren!
Maak gebruik van barcodes
Een barcode of streepjescode is een opeenvolging van lijnen die door een barcode scanner gelezen kan worden. De code kan bestaan uit uitsluitend cijfers of uit een combinatie van cijfers, letters en leestekens. Een barcode kan je koppelen aan een product waardoor het product altijd traceerbaar is.
Als je geen gebruikmaakt van barcodes en een barcode scanner komt het al eens voor dat er teveel, te weinig of verkeerde producten worden opgestuurd naar de klant. Er bestaan voorbeelden waarbij de klant niets laat weten waardoor de beschikbare voorraad scheefgetrokken wordt. Wanneer je barcodes gebruikt, wordt altijd het juiste product gepickt en afgeboekt. Barcodes zorgen er dus voor dat de foutenmarge in het magazijn gevoelig verkleint. Het gebruik van barcodes zorgt voor tevreden klant want meer klanten ontvangen een foutloze zending. Dit levert positieve reviews, herhalingsaankopen, naamsbekendheid, meer omzet en minder kosten op.
Het verpakken van verkooporders
Als je alle producten gepickt hebt, al dan niet aan de hand van een barcode scanner, dan moet je uiteraard nog de producten verpakken. Om verkooporders te verpakken, dien je een ruimte in te richten waarbij je onmiddellijke toegang hebt tot het verpakkingsmateriaal en waar je voldoende ruimte hebt om te werken. Een inpaktafel is daarbij essentieel. Een inpaktafel moet eveneens voorzien zijn van de nodige hardware zodoende je tijdens het inpakken onmiddellijk het pakket kan wegen of het verzendlabel kan afprinten.
Verkooporders verpakken is veel meer dan enkel en alleen producten in een doos steken en voldoende beschermmateriaal voorzien. Veel ondernemingen hebben geen zicht op de kostprijs van het verpakken en verzenden. Een voorraadbeheersysteem zoals Webship Online biedt de oplossing. Tijdens het verpakken scan je aan de hand van een barcode scanner het verpakkingsmateriaal. Het WMS systeem zal vervolgens de kostprijs van het verpakkingsmateriaal (inclusief beschermmateriaal) weergeven in het verkooporder. Ook de kostprijs van de verzending zal na het afprinten van het verzendlabel automatisch verschijnen in het verkooporder. Een handige functionaliteit want je kan gaan checken of de ROI op het verkooporder na aftrek van de kosten nog hoog genoeg is. Is dat niet het geval, dan kan je ingrijpen door andere verpakkingsmaterialen te gebruiken.
Tip: maak gebruik van gepersonaliseerde verpakkingsmaterialen om de merkbeleving te boosten!
Een verkooporder verzenden
Eens je verkooporder verpakt is, wil je het verkooporder zo snel mogelijk bij de consument krijgen. Hiervoor dien je contracten af te sluiten met transportbedrijven. Elk transportbedrijf biedt verschillende verzendmethodes aan. Wil je verschillende verzendmethoden aanbieden aan je klanten? Dan kan je al deze verzendmethodes toevoegen aan een slim voorraadbeheersystem zoals Webship Online. Tijdens het aanmaken van het verkooporder kan je vervolgens de verzendmethode kiezen. Plaats de klant het verkooporder rechtstreeks op je webshop? Dan wordt de gekozen verzendmethode mee overgenomen!
Webship Online
Wil je het magazijn en de verkooporders beheren via een modern voorraadbeheersysteem? Dan is Webship Online het systeem dat je zoekt! Contacteer Webship Online via hallo@webship.online om het systeem 30 gratis te testen.
