Hoe kan je een WMS-systeem succesvol implementeren?

Een magazijn kan eigenlijk niet zonder voorraadbeheersysteem of WMS-systeem. Zo’n systeem zal de onderneming een boost geven. Alle activiteiten die in het magazijn worden uitgevoerd, zullen sneller, gemakkelijker en nauwkeuriger uitgevoerd worden. De zoektocht naar het WMS-systeem dat het beste bij jouw onderneming én magazijn past, is niet eenvoudig. Denk je dat je eindelijk het juiste WMS-systeem hebt gekozen, dan moet je het systeem ook nog succesvol implementeren. Een goede implementatie is ontzettend belangrijk voor de verdere werking van het WMS-systeem. Om zo’n systeem te implementeren moet je rekening houden met verschillende factoren. Hieronder geven we jou alvast weer welke stappen je moet ondernemen om tot een succesvolle implementatie van een WMS-systeem te komen.

3PL magazijnsoftware

Functionele analyse

Het installeren van een WMS-systeem zal invloed hebben op de huidige werking van de logistieke flow in het magazijn. Daarom moet je een functionele analyse uitvoeren van alle interne magazijnprocessen. Wat moet je dan analyseren? Je analyseert de huidige werking van het magazijn en legt dit naast de mogelijkheden van het gekozen WMS-systeem. Vervolgens moet je bekijken welke taken er overgenomen worden door het WMS-systeem. Je zal dus een onderscheid maken tussen handmatige en geautomatiseerde taken. Op deze manier kan je een nieuw plan van aanpak opmaken dat gebruikt kan worden door de magazijnmedewerkers van zodra het WMS-systeem geïnstalleerd is.

Risico analyse

Het installeren van een nieuw WMS-systeem brengt ook de nodige risico’s met zich mee. Niet elk risico is meteen even zichtbaar maar het is belangrijk om vooraf een risico analyse op te maken zodoende je de nodige voorzorgsmaatregelen kan treffen. We denken bijvoorbeeld aan het maken van een back-up van de webshop die gekoppeld moet worden. Indien je al gebruik maakt van een ander WMS-systeem, is het geen overbodige luxe om een back-up te doen van de gegevens die daar terug te vinden zijn. Op deze manier vermijd je het risico dat er gegevens verloren gaan. Het kan gaan om gegevens omtrent klanten zoals e-mailadressen, adressen en verjaardagen. Deze gegevens zijn voor de marketingafdeling bijzonder interessant.

Bereid het magazijn voor op het nieuwe WMS-systeem

Afhankelijk van de huidige werking en de manier waarop het nieuwe WMS-systeem werkt, moet je het magazijn voorbereiden. We denken hierbij bijvoorbeeld aan productcodes en barcodes. Beschik je nog niet voor eenduidige productcodes, dan is dat dit het moment om aan elk product een duidelijke SKU te geven. Ook de barcode is ontzettend belangrijk want steeds meer systemen werken eveneens met een barcodescanner. Dit heeft als voordeel dat het aantal fouten tot een minimum wordt herleidt.

Staat het productgamma op punt, dan moet je de indeling van het magazijn onder de loep nemen. Een systeem zoals Webship werkt met magazijnlocaties. Tijdens het picken zal Webship Online je op de meest efficiënte manier van magazijnlocatie naar magazijnlocatie sturen. Op deze manier kan je verschillende orders op hetzelfde moment picken en moet je minder meters afleggen. Hierdoor kan je meer orders verwerken! Het is dus belangrijk dat je nadenkt over locaties binnenin het magazijn.

Producten verplaatsen

Kies je voor een voorraadbeheersysteem in de cloud? Dan moet je checken of je overal in het magazijn over een voldoende sterke internetverbinding beschikt. Een voorraadbeheersysteem in de cloud is enorm gebruiksvriendelijk en overal toegankelijk. De enigste vereiste is het ter beschikking hebben van een werkende internetverbinding. Je moet absoluut vermijden dat er in bepaalde delen van het magazijn geen connectie is. Denk ook steeds na over de benodigde hardware die nodig is om het nieuwe systeem optimaal te laten renderen. We denken hierbij aan zaken zoals een printer, labelprinter, barcodescanner en computer.

Geef alle betrokken medewerkers een opleiding

Het in gebruik nemen van een WMS-systeem vraagt een aanpassing van alle medewerkers die betrokken zijn bij het logistieke proces. Het is van kapitaal belang dat alle medewerkers een opleiding krijgen om met het systeem te leren werken. Fouten die gemaakt worden omwille van een gebrek aan opleiding, kosten de onderneming handenvol geld.

Bij Webship Online beschikken we over uitgebreide documentatie. In de documentatie kan je alle informatie omtrent het systeem terugvinden. Afhankelijk van het gekozen abonnement, geven we opleiding aan de projectleider. Tijdens deze opleiding leren we de projectleider elk detail van Webship Online kennen. Dankzij de kennis van Webship Online die de projectleider ontvangt tijdens de training, is de projectleider in staat om alle betrokken medewerkers een opleiding te geven. Belangrijk hierbij is dat je jouw medewerkers gaat opdelen in teams. Na de algemene opleiding, kan je een specifiek team, bijvoorbeeld de orderpickers, een diepgaandere training geven omtrent hun vakgebied.

Test het WMS-systeem

Alvorens het systeem in gebruik te nemen, moet je uiteraard over de nodige kennis van het systeem beschikken. Hierboven hebben we reeds vermeld dat een degelijke opleiding noodzakelijk is. Echter moet je de theorie ook in praktijk kunnen omzetten. Daarom is het belangrijk om het systeem uitvoerig te testen zodat je alle functionaliteiten van het systeem leert gebruiken. Dit kan je doen door testproducten aan te maken en inkoop- en verkooporders te simuleren. Het volledige team komt op die manier in aanraking met de werking van het nieuwe WMS-systeem waardoor bepaalde zaken nog gefinetuned kunnen worden.

Wms-systeem

Neem het WMS-systeem in gebruik

Na een reeks van geslaagde tests, is het tijd om het WMS-systeem in gebruik te nemen. Hiervoor raden we aan om eerst nog eens een fysieke inventaris uit te voeren. Op deze manier zorg je er voor de voorraadniveaus correct staan van zodra je met het systeem begint te werken.

Vervolgens kan je alle nodige systemen zoals de webshop koppelen! Controleer daarna nog een laatste keer op alle functionaliteiten wel naar behoren werken. Als alles goed is, kan je het WMS-systeem officieel in gebruik nemen.

Ben je op zoek naar een modern WMS-systeem?

Uit ervaring weten we dat heel veel WMS-systemen verouderd of statisch zijn. Webship is een fulfilmentcenter dat het logistieke proces van vele webshops overneemt. Hiervoor had Webship behoefte aan een voorraadbeheersysteem maar al snel bleek dat het gewenste systeem nog niet op de markt was. Daarom ontwikkelde Webship met Webship Online een eigen voorraadbeheersysteem. Webship Online is een modern voorraadbeheersysteem in de cloud. We denken steeds mee met onze klanten waardoor we continue updates doorvoeren en nieuwe functionaliteiten ontwikkelen. Ben jij benieuwd naar de werking van Webship Online? Vraag dan nu jouw gratis proefperiode aan of neem contact op via hallo@webship.online voor meer informatie!

Webship Logo

Download ons gratis e-boek

Je magazijn optimaal indelen & maximaal benutten!

Ontvang 14 pagina’s vol tips over het optimaal indelen van je magazijn!

ebook-devices

Of bekijk onze uitgebreide walkthrough video waarin we stap voor stap door de applicatie gaan!