Een voorraadbeheersysteem is onmisbaar als je de voorraad als een goede huisvader wil beheren. Zo’n voorraadbeheersysteem zorgt er eveneens voor de je verkooporders eenvoudig kan verwerken. Toch zijn er veel systemen of ondernemingen die in de problemen komen met het beheren van de voorraad als de producten over een vervaldatum of houdbaarheidsdatum beschikken. Producten die over een houdbaarheidsdatum beschikken, vergen een speciale aanpak. Je wil namelijk geen producten versturen waarvan de vervaldatum overschreden is. In deze blog overlopen we enkele belangrijke zaken.
Wat is een vervaldatum?
Een vervaldatum of houdbaarheidsdatum is een wettelijk voorgeschreven vermelding op een levensmiddel die de consument informatie biedt over de uiterste datum waarop het product kan worden geconsumeerd of hoe lang het kan worden bewaard.
Dat veel levensmiddelen over een vervaldatum beschikken, is algemeen geweten. De voorraden van deze producten zijn niet onbeperkt houdbaar. Op verpakkingen zal je steeds het lotnummer terugvinden. Verder kan je nog andere afkortingen terugvinden op de verpakking van producten met een houdbaarheidsdatum. Hieronder vind je de meest voorkomende afkortingen:
- TGT-datum: de afkorting TGT staat voor Te Gebruiken Tot. De TGT-datum staat meestal op zeer bederfelijke producten zoals vlees of vis. Er kunnen gezondheidsproblemen optreden als je producten consumeert na het verstrijken van de TGT-datum. Zorg er dus voor dat dergelijke producten ruim voor het verstrijken van deze termijn jouw magazijn verlaten.
- THT-datum: de afkorting THT staat voor Ten minste Houdbaar Tot. Veel mensen gooien producten weg die de THT-datum overschreden hebben maar dat is niet nodig! De THT-datum is de datum tot welke de fabrikant een goede kwaliteit garandeert. Na het verstrijken van deze datum kan het product er anders uitzien of anders smaken, maar kan je het nog consumeren zonder gezondheidsrisico’s.
- Productiedatum: naast een uiterste houdbaarheidsdatum kan ook een productiedatum zijn vermeld, al dan niet met een code die herleidt tot een exacter onderdeel in het productieproces.
Let op: de datum op de verpakking is van toepassing wanneer de verpakking nog niet is geopend. Van zodra je de verpakking opent, gaat de houdbaarheid snel achteruit. Sommige leveranciers spelen hierop in en plaatsen op de verpakking hoelang het product kan bewaard worden na het openen van de verpakking. Trouwens, fabrikanten die dagverse producten bereiden, hoeven geen houdbaarheidsdatum op hun producten te vermelden. Deze producten zijn bestemd om binnen 24 uur na bereiding geconsumeerd te worden.
Het batch- of lotnummer
De meeste levensmiddelen wordt per lot of batch geproduceerd aangezien de machines in de fabrieken niet oneindig veel producten kunnen produceren op hetzelfde moment. Door een lotnummer of batchcode op de verpakking te printen, weet de onderneming exact uit welke afgemeten productie het product afkomstig is. Wanneer er zich een probleem voordoet met een van jouw producten, kan je aan de hand van het lotnummer eenvoudig bepalen met welk lot er mogelijke problemen zijn.
Welke voorraadbeheermethode kies je?
Er bestaan verschillende voorraadbeheermethoden. Je kan uiteraard vrij kiezen welke voorraadbeheermethode je kiest. Maar als de producten over een vervaldatum beschikken, dan raden wij aan om gebruik te maken van het JIT- of FIFO-principe
- Just in time (JIT): dit principe wordt gehanteerd wanneer er een optimale afstemming is tussen leverancier en klant. Hierdoor worden de goederen bij levering onmiddellijk doorgestuurd naar de klant. Op deze manier is de voorraadhoeveelheid beperkt en kan je besparen op voorraadkosten. Dit systeem werkt bijzonder goed bij producten met een vervaldatum omdat goederen onmiddellijk worden doorgestuurd en er dus geen opslagtijd verloren gaat.
- First in, first out (FIFO): bij het FIFO-systeem gaan de producten die het eerst zijn binnengekomen, ook als eerste weer naar buiten. Dit is het meest gebruikte voorraadbeheersysteem bij producten die over een houdbaarheidsdatum beschikken. In dit specifieke geval kunnen we ook spreken over FEFO of First Expired, First Out.
Vervaldatum en voorraadbeheersysteem
Producten met een vervaldatum beheren is een complexe opdracht. Je moet steeds alle parameters in de gaten houden zodoende je producten verstuurd die nog niet vervallen zijn. Tevens moet je er voor zorgen dat je eerst de oudste producten verstuurd. Zo niet, dan loop je het gevaar dat je deze producten vergeet en de vervaldatum overschreden wordt waardoor de producten onbruikbaar worden. Deze vorm van omzetverlies moet je vermijden. Hoe kan je dan alles bijhouden? De oplossing is eenvoudig: een slim WMS of voorraadbeheersysteem.
Dergelijk systeem zorgt ervoor dat je belangrijke parameters zoals vervaldatums, lotnummers en voorraadbeheermethoden kan toevoegen aan producten. Het systeem zal vervolgens op basis van de gekozen voorraadbeheermethode het meest geschikte product aanbevelen tijdens het picken van verkooporders. Kortom, je bespaart enorm veel tijd. Het manueel controleren van alle parameters voor elk verkooporder neemt de nodige tijd in beslag terwijl een slim voorraadbeheersysteem dit proces automatiseert.
Webship Online
Werk je met vervaldatums? Dan is Webship Online het WMS of voorraadbeheersysteem dat je zoekt. Webship Online zorgt ervoor dat het volledige proces wordt geautomatiseerd. Tijdens het inboeken van de binnenkomende producten, kan je de vervaldatum en het lotnummer ingegeven. Webship Online doet vervolgens de rest. Je hoeft dus nooit te vrezen dat je producten zal versturen die reeds de vervaldatum hebben overschreden.
Eens de vervaldatum is overschreden, kan je de producten niet meer verkopen. Om niet voor verrassingen te komen te staan, biedt Webship Online het rapport ‘vervallen producten’ aan. In dat rapport krijg je een overzicht van alle producten die binnen het opgegeven aantal dagen vervallen. Om het rapport op te maken, moet je opgeven binnen hoeveel dagen de producten vervallen. Standaard kan je 3, 7, 14 of 30 dagen selecteren maar je kan het aantal dagen eveneens vrij ingeven (bijvoorbeeld 180 dagen). Het rapport toont de naam van het product, de locatie, de voorraad die vervalt, de gereserveerde voorraad en de vervaldatum. Merk je op dat je producten dreigen te vervallen, dan kan je een speciale actie lanceren (kortingsactie of dergelijke) om de voorraad alsnog te liquideren.
Klinkt dit systeem als muziek in de oren? Contacteer dan Webship Online via hallo@webship.online en vraag jouw gratis proefperiode aan! Wil je meer ontdekken over het voorraadbeheersysteem van Webship Online? Vraag dan een live-demo aan.
