Hetversturen van pakketten lijkt eenvoudig maar er komt meer bij kijken dan je denkt. Elke schakel van het voorraadbeheer is belangrijk om uiteindelijk een product bij de consument te krijgen. Een factor die weinig aandacht krijgt maar wel ontzettend belangrijk is, is het verpakken van orders. Toch kan net dit het verschil maken! Het verpakken van orders is een vak op zich en vergt een doordachte aanpak. Als je producten verkoopt via een webshop, dan is het net alleen belangrijk om de producten aan de man te brengen, maar ook om ze op een veilige manier tot bij de consument te transporteren. Een verpakking met het logo van de onderneming en goed beschermde producten zal tot klantentevredenheid en positieve beoordelingen leiden.
In schril contrast daarmee staat het gebruik van slechte dozen of te weinig beschermingsmateriaal waardoor het pakket met de nodige beschadiging wordt geleverd. Als ondernemer moet je dergelijke zaken absoluut vermijden want dit breng heel veel kosten met zich mee. Je moet de zending namelijk retourneren en een nieuw product opsturen terwijl het beschadigde product louter een verliespost is. Tevens verspil je veel tijd aan schadegevallen terwijl je die tijd zou moeten spenderen aan het uitbouwen van jouw onderneming. We geven je alvast mee waarmee je rekening moet houden bij het verpakken van orders en hoe je de kosten op een eenvoudige manier kan bijhouden.
Verpakkingsmaterialen
Het verpakken van orders start bij de keuze van de verpakkingsmaterialen. Het aanbod in een webshop of van een onderneming is vaak niet beperkt tot één productsoort. Het merendeel van de webshops of ondernemingen hebben erg uiteenlopende artikelen in hun aanbod. We spreken hier niet persé over de eigenschappen van een product maar over de maten en gewichten. Je moet alle producten in perfecte staat bij de consumenten afleveren. Niet evident maar de verpakkingssector heeft de laatste jaren niet stilgezeten. Er zijn al van innovatieve verpakkingen op de markt gebracht. De nieuwe verpakkingen blinken niet allen uit in veiligheid, maar ook in praktisch comfort. Hieronder alvast de meeste gebruikte verpakkingsmaterialen:
- Verzenddozen
- Kledingdozen
- Verstevigde, plastic verzendzakken
- Verstevigde enveloppen met bubbelfolie
- Cadeauverpakkingen
Uiteraard heb je binnen elke categorie nog een verschillende onderverdelingen. We denken aan dozen met schuim, automatische bodem, sluitingsklepjes, enzoverder. Verzend je andere producten? Dan bestaat daar hoogstwaarschijnlijk al een oplossingen zijn. Zo verzend je boeken in specifieke boekverpakkingen en posters in een koker.
Het is belangrijk dat je over het juiste verpakkingsmateriaal beschikt. Een klein product verpakken in een grote doos zal er voor zorgen dat het product ontzettend veel kan bewegen. Tijdens het transport zal het product heen en weer geslingerd worden waardoor de kans op beschadiging groot is. Ook een groot product in een te kleine doos proberen verpakken zal nefaste gevolgen hebben. Kortom je moet over een gamma aan verpakkingsmaterialen beschikken om producten van alle maten en gewichten te kunnen verpakken. Idealiter kies je voor een verpakking die ongeveer even groot is als het product dat je wil verzenden om de bewegingsruimte tot een minimum te beperken.
Beschermingsmaterialen
Eens je verpakkingsmaterialen op punt staan, moet je nadenken over de juiste beschermingsmaterialen. Een product zal bijna nooit perfect in het verpakkingsmateriaal passen. Dan moet je er voor zorgen dat de producten zo goed mogelijk beschermt zijn en zo weinig mogelijk kunnen bewegen. Hoe? Je dient de doos op te vullen met vulmateriaal. We denken hierbij aan papier, vulvlokken, houtwol, bubbelfolie, papierkussens, verpakkingsschuim, enzoverder.
Verder biedt het opvulmateriaal een uitstekende mogelijkheid om breekbare producten extra te beschermen. Verkoop jij glazen flessen? Dan kan je de flessen voorzien van een speciale bescherming. Het vulmateriaal mag dus niet over het hoofd gezien worden want het is ontzettend belangrijk om de producten in perfecte conditie bij de consument af te leveren.
De sticker ‘breekbaar’ behoort eveneens tot de beschermingsmaterialen. Deze sticker maakt duidelijk dat er breekbare producten in de verpakking zitten. Je zal dan automatisch de reflex maken om voorzichtiger om te springen met het pakket. Je dient ook de juiste plakband te voorzien. Kies steeds voor een degelijke en kwaliteitsvolle plakband zodat je verpakkingsmaterialen niet opengaan omwille van slechte plakband. Ook de plakband kan je personaliseren! Interesse? Stuur ons dan een mailtje naar hallo@webship.online!
Kostprijs van het verpakken van orders
Het verpakken van orders is dus ontzettend belangrijk. Eens je de keuze van verpakkingsmaterialen en beschermingsmaterialen hebt vastgelegd, zal je die materialen uiteraard ook gebruiken voor het verpakken van orders. Je zal de orders steeds zo goed mogelijk verpakken. Je kiest daarvoor het meest geschikte verpakkingsmateriaal en daarna zal je het gekozen verpakkingsmateriaal opvullen met beschermingsmateriaal. Het ene order zal dus een andere verpakking eisen terwijl het andere order meer beschermingsmateriaal zal nodig hebben.
Als ondernemer wil je uiteraard de kosten die verbonden zijn aan een order in kaart kunnen brengen. Je kan manueel op papier of in een Excel-bestand bijhouden welke verpakkingsmaterialen en beschermingsmaterialen je hebt gebruikt voor het verpakken van orders. Eigenlijk is dit een onbegonnen werk. Wij bieden echter een geautomatiseerde oplossing aan. Het WMS-systeem of voorraadbeheersysteem Webship Online biedt de mogelijkheid om de verpakkingsmaterialen en beschermingsmaterialen te integreren. Dit betekent dat je eenmalig alle verpakkingsmaterialen en beschermingsmaterialen toevoegt aan het systeem, inclusief de kostprijs en indien gewenst de voorraad.
Wanneer je een order verpakt, kan je heel eenvoudig de verpakkingsmaterialen en beschermingsmaterialen toevoegen aan het order. Je kan de materialen handmatig toevoegen of aan de hand van een barcodescanner. Op basis van toegevoegde materialen, zal het systeem automatisch de kostprijs berekenen. Op deze manier kan je vliegensvlug de kosten per order bekijken en optimaliseren. Trouwens, als je de voorraad toevoegt, worden de materialen telkens afgeboekt waardoor je ook continu een overzicht hebt van de beschikbare materialen.
Er is eveneens een compleet rapport beschikbaar. Je kan op elk moment een rapport omtrent de verpakkingsmaterialen en beschermingsmaterialen oproepen. Op deze manier krijg je een overzicht van de gebruikte materialen en de totale kostprijs.
Wil je alle mogelijkheden van Webship Online ontdekken? Contacteer dan Webship via hallo@webship.online en vraag jouw gratis proefperiode aan.
