Verwerkersovereenkomst

U wordt als klant van Webship e-Fulfilment BV volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) gezien als: de verwerkingsverantwoordelijke

en

Webship e-Fulfilment BV gevestigd te Oudenaardestraat 84, 8570 Vichte (België), rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Yuri Hellyn, hierna verder aangeduid als: “de verwerker”,

verklaren te zijn overeengekomen een verwerkingsovereenkomst als bedoeld in artikel 28, derde lid, van de AVG, tussen u, nader te benoemen als “de verwerkingsverantwoordelijke” en Webship e-Fulfilment BV (vervolgens ‘Webship’), nader te benoemen “de verwerker”.

De verwerkingsverantwoordelijke beschikt over persoonsgegevens, waarvan hij bepaalde aspecten van de verwerking ervan wil toevertrouwen aan de verwerker.  Deze overeenkomst heeft als doel de uitvoering en de organisatie van die verwerking door de verwerker te regelen.

Alle betrokken partijen verbinden er zich principieel en uitdrukkelijk toe om volgende bepalingen na te leven:

• wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, hierna privacywet genoemd.
• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden op 24/05/2016 en effectief van toepassing vanaf 25/05/2018.

Artikel 1: definities

1.1 Bijlagen: aanhangsels bij deze overeenkomst die, na door beide partijen te zijn geparafeerd, deel uitmaken van deze overeenkomst.
1.2 Verwerking van gegevens of het verwerken van gegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bewerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, evenals het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
1.3 Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
1.4 Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
1.5 Verwerker: degene die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonderaan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
1.6 Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
1.7 Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
1.8 Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
1.9 Datalek: een inbreuk op de beveiliging, die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens.
1.10 De Toezichthouder: de toezichthouder als bedoeld in artikel 51 van de AVG.

 Artikel 2: ingangsdatum en duur

2.1 Deze overeenkomst gaat in op het moment van ondertekening en duurt voort zolang de verwerker als verwerker van persoonsgegevens optreedt in het kader van de door de verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde persoonsgegevens in het Webship software pakket.

Artikel 3: onderwerp van deze overeenkomst

3.1 De verwerker verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de registratie van gegevens voor de uitvoering van de tussen partijen afgesproken verwerkingen, welke in par. 4.2 zijn overeengekomen.
3.2 De verwerker verbindt zich om in het kader van die werkzaamheden de door de verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde persoonsgegevens gegevens behoorlijk en zorgvuldig en in overeenstemming met de AVG te verwerken.

Artikel 4: naleving wet- en regelgeving

4.1 U als klant van Webship bent verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
4.2 Webship verwerkt gegevens ten behoeve van de door verwerkingsverantwoordelijke geboekte zendingen (shipments) in het kader van het leveren van fulfilment diensten in naam van de verwerker.
4.3 Webship verwerkt deze gegevens in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke met als doel de vervoerder van de noodzakelijke gegevens te voorzien voor juiste en tijdige levering, de verwerkingsverantwoordelijke te voorzien van bijbehorende transport labels en statusupdates en de ontvanger te voorzien van alle noodzakelijke leveringsinformatie tijdens het verzendproces.
4.4 De verwerker zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de nakoming van de verplichtingen op grond van de overeenkomst.
4.5 De verwerker heeft geen zeggenschap over de ter beschikking gestelde persoonsgegevens. Zo neemt hij geen beslissingen over ontvangst en gebruik van de gegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van gegevens. De zeggenschap over de persoonsgegevens verstrekt onder deze overeenkomst komt nimmer bij de verwerker te berusten.
4.6 De verwerker handelt bij de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de in artikel 3 genoemde werkzaamheden in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens. De verwerker verwerkt persoonsgegevens slechts in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke en zal alle redelijke instructies dienaangaande opvolgen, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
4.7 De verwerker zal te allen tijde op eerste verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke binnen twee werkdagen alle van de verwerkingsverantwoordelijke afkomstige persoonsgegevens met betrekking tot deze verwerkingsovereenkomst ter hand stellen.
4.8 De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke binnen 48 uur na een verzoek daartoe in staat om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de AVG, meer in het bijzonder de rechten van betrokkenen, zoals, maar niet beperkt tot een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens en het afhandelen van een gehonoreerd aangetekend verzet, voor zover daarvoor de medewerking van verwerker noodzakelijk is.
4.9 De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke binnen 48 uur na een verzoek daartoe in staat om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de AVG voor zover daarvoor de medewerking van de verwerker noodzakelijk is. In het geval van een (mogelijk) datalek wordt deze termijn verkort naar 24 uur.

Artikel 5: geheimhoudingsplicht

5.1 Personen in dienst van, dan wel werkzaam ten behoeve van de verwerker, evenals de verwerker zelf, zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan zij kennis kunnen nemen, behoudens voor zover een bij, of krachtens de wet gegeven voorschrift tot verstrekking verplicht of zijn taak daartoe noodzaakt.
5.2 Indien de verwerker op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal de verwerker de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker verifiëren en zal de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verstrekking, ter zake informeren, tenzij wettelijke bepalingen dit verbieden.

Artikel 6: beveiligingsverplichting door verwerker

6.1 De verwerker neemt alle redelijke en passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die worden verwerkt ten dienste van de verwerkingsverantwoordelijke te beveiligen en beveiligd te houden tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

6.2 Maatregelen als bedoeld in lid 1 houden ten minste voorzieningen in tegen:

1. beschadiging of verlies van persoonsgegevens;
2. onbevoegde wijziging van persoonsgegevens;
3. ontvreemding van persoonsgegevens;
4. kennisneming van persoonsgegevens door onbevoegden;
5. onnodige verdere verwerking en verzameling van persoonsgegevens.

6.3 De verwerker informeert de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld over alle inbreuken op de beveiliging, waarvan hij kennis krijgt en verstrekt in dat verband alle informatie die hij heeft aan de verwerkingsverantwoordelijke. Ook in geval van twijfel over een dergelijke inbreuk, informeert de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke.

De verwerker doet zelf geen melding van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens, voor zover het de gegevens waar de verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor is betreft.

6.4 In het geval van een inbreuk op de beveiliging als bedoeld in artikel 6.3 houdt de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen rond de inbreuk op de beveiliging en van de maatregelen die de verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van de inbreuk op de beveiliging te beperken en om herhaling te voorkomen. De verwerker houdt al deze informatie bij in een duidelijk overzicht, dat ook voor de verwerkingsverantwoordelijke inzichtelijk is.
6.5 Behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke is verwerker niet bevoegd tot verwerking en in het bijzonder opslag van de persoonsgegevens buiten Europees grondgebied noch bij een bedrijf waarvan de verwerking van persoonsgegevens mede onderhevig is aan de wettelijke regels van een land of gebiedsdeel buiten de Europese Unie.

Artikel 7: Gebruik van gegevens

7.1 Gegevens mogen door de verwerker alleen worden verwerkt voor de doeleinden die in artikel 4.3 omschreven worden. De verwerkingsverantwoordelijke machtigt de verwerker deze gegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht en gemachtigd zijn om die gegevens te ontvangen.

7.2 De mededeling van gegevens aan derden die niet rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht, is verboden, tenzij dit door of krachtens de wet of krachtens een rechterlijk bevel wordt opgelegd. Elke wettelijk verplichte mededeling van de persoonsgegevens aan derden moet door de verwerker vooraf ter kennis worden gebracht aan verantwoordelijke voor de verwerking.

7.3 De verwerker is gerechtigd de uitvoering van de werkzaamheden geheel of ten dele uit te besteden aan derde(n), die daarmee als subverwerker op zullen treden Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

– De verwerker zal een schriftelijke sub-verwerkingsovereenkomst met de derde sluitende en daarbij dezelfde verplichtingen overeenkomen als in deze verwerkingsovereenkomst geregeld;

– De verplichtingen van dit artikel gelden ook voor derden die door de sub-verwerker worden ingeschakeld.

7.4 De verwerker blijft in deze gevallen te allen tijde aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen uit deze verwerkingsovereenkomst.

7.5 De verwerker mag van de ter beschikking gestelde gegevens geen kopie maken, behalve met het oog op een back-up, of tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht zoals omschreven in deze overeenkomst.

Artikel 8: wijziging en einde overeenkomst

8.1 Wijziging van deze overeenkomst kan slechts schriftelijk plaatsvinden middels een door beide partijen geaccordeerd voorstel.

8.2 Zodra de samenwerking is beëindigd, vernietigt verwerker de persoonsgegevens die hij van de verwerkingsverantwoordelijke heeft ontvangen, tenzij partijen iets anders overeenkomen. De verwerker is wel gerechtigd om de gegevens geanonimiseerd te bewaren, voor statistische en bedrijfsmatige doeleinden.

8.3 Elk van de partijen is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen in geval van overmacht, waaronder mede begrepen een zodanige wijziging van wettelijke regels dat een verdere voortzetting van de overeenkomst niet kan worden verlangd.

8.4 Bij het beëindigen van de overeenkomst met onmiddellijke ingang, wordt in de brief aan de verwerker de reden van beëindiging vermeld. Bij beëindiging van deze overeenkomst blijven de verplichtingen inzake de bewaartermijn, teruggave van persoonsgegevens en de geheimhoudingsplicht, van overeenkomstige toepassing.

Ook de bepaling inzake het boetebeding en het toepasselijk blijven van kracht.

Artikel 9: aansprakelijkheid

9.1 Indien de verwerker tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen uit deze overeenkomst kan verwerkingsverantwoordelijke hem in gebreke stellen. Verwerker is echter onmiddellijk in gebreke als de nakoming van de desbetreffende verplichtingen anders dan door overmacht binnen de overeengekomen termijn, reeds blijvend onmogelijk is. Ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan de verwerker een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is verwerker in verzuim.
9.2 Indien verwerker enige in deze overeenkomst of op basis van de wet op hem rustende verplichting niet dan wel niet tijdig nakomt en na door de verwerkingsverantwoordelijke in gebreke te zijn gesteld, heeft de verwerker een termijn van 14 dagen om het verzuim te herstellen. Indien het verzuim niet binnen de genoemde termijn is hersteld of indien sprake is van een reeds blijvende onmogelijkheid, en verwerker daarvoor aansprakelijk zou zijn, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag dat het equivalent is van 3 maanden dienstverlening met betrekking tot de diensten waarop de inbreuk betrekking heeft.

9.3 Onverminderd de werking van artikel 9.2, geldt dat in geval de schade een aantoonbaar significant hoger bedrag dan de factuurwaarde bedraagt zoals bedoeld in artikel 9.2, dat dan de aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat volgens de aansprakelijkheidsverzekeraar van de verwerker voor het betreffende geval wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventueel door de verwerker uit hoofde van de verzekering te dragen eigen risico, doch in geen geval meer dan € 100.000,- op jaarbasis.

Artikel 10: toepasselijk recht

10.1 Op deze overeenkomst en op alle geschillen die daaruit voortvloeien of daarmee samenhangen, is het Belgisch recht van toepassing en de Belgische rechter is bevoegd. Alle geschillen, verband houdend met de uitvoering van deze overeenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de verwerkingsverantwoordelijke is gevestigd.