Elke ondernemer wordt gelukkig wanneer er verkooporders binnenstromen. Echter, wanneer er een verkooporder binnenkomt, worden heel wat processen in gang gestoken. Er kan dus ontzettend veel fout lopen wanneer je verkooporders verwerkt. Deze fouten hebben rechtstreeks invloed op de reputatie van de onderneming. Het zijn namelijk de klanten die deze fouten ontdekken want ze ontvangen te weinig, te veel of de verkeerde producten. De kans is groot dat deze klanten een negatieve beoordeling achterlaten. Iets wat je moet zien te vermijden! Je moet dus goed nadenken over het organiseren jouw verkooporderflow. Webship kan je daarin bijstaan. Webship heeft een compleet voorraadbeheersysteem ontwikkelt die je help met verwerken van verkooporders.
Verkooporders en e-commerce platformen
Verkoop je jouw producten op een webshop? Dan is het ontzettend handig als je de webshop kan koppelen aan een voorraadbeheersysteem. Wanneer dit niet kan is de kans op fouten groter aangezien je alle orders vanop de webshop manueel in het voorraadbeheersysteem moet plaatsen. Een karwij waarbij een foutje snel is gemaakt. Als het voorraadbeheersysteem de orders automatisch binnentrekt vanop de webshop, dan is het risico op fouten quasi nihil. Webship Online voorziet koppelingen met tal van e-commerce platformen zoals Woocommerce, Magento en Lightspeed.
Verkooporders ingegeven
Niet iedereen verkoopt producten via een webshop en zelfs wanneer je verkoopt via een webshop is het mogelijk dat je alsnog een verkooporder manueel moet aanmaken. Je kan heel eenvoudig een verkooporder aanmaken in Webship Online. Je vult de klantgegevens in en kiest de order items. Bestaat de klant of het product nog niet? Dan kan je in hetzelfde scherm een nieuwe klant of nieuw product aanmaken. Handig toch? Gedaan met het eindeloos openen en sluiten van nieuwe tabbladen waardoor de kans op fouten verkleint. Verder kan je nog de verzendingsmodaliteiten bepalen en speciale eigenschappen toevoegen. Het systeem kan dus automatisch een verzendmethode kiezen. Je stel de verzendmethoden eenmalig in en het systeem doet de rest! Hiermee bespaar je veel tijd, tijd die je kan investeren in de uitbouw van jouw onderneming.
De verkooporders krijgen een status
Een verkooporder ingegeven is een zaak, het verwerken is een andere zaak. Je moet een logisch stappenplan creëren om de verkooporders te verwerken. Webship Online werkt hiervoor met automatische statussen. Een verkooporder kan verschillende statussen aannemen, we sommen even op:
- Concept
- Wacht op betaling
- Klaar voor picking
- Picken
- Klaar voor inpakken
- Klaar voor verzending
- Compleet
- In wacht
- Geannuleerd
De namen van de statussen spreken voor zich. Van zodra de betaling ontvangen is zal de status onmiddellijk veranderen in ‘klaar voor picking’. Wanneer je alle goederen hebt gepickt (digitaal picken), verandert de status automatisch naar ‘klaar voor inpakken’. Wanneer de producten zijn ingepakt, verandert de status automatisch naar ‘klaar voor verzending’. Kortom, er is een bepaalde flow gecreëerd die ontzettend eenvoudig te doorlopen is en waarin heel veel automatisaties zijn verwerkt. Afhankelijk van de status van een verkooporder zijn bepaalde functionaliteiten of aanpassingen niet meer mogelijk. Zo kan je bij een verkooporder ‘klaar voor picking’ de product items in dat order niet meer aanpassen of wijzigen. Daarvoor zet je het verkooporder eerst ‘in wacht’ waarna je het opnieuw kan wijzigen. Orders met een status hoger dan ‘picken’ kan je maar beperkt aanpassen. Dit om fouten te voorkomen tijdens het picken.
Enkele handigheden
Het voorraadbeheersysteem van Webship Online voorziet ook enkele handigheden. Hieronder vind je drie voorbeelden.
- Het is mogelijk om meerdere orders op hetzelfde moment te verwerken. Je vinkt de te verwerken orders aan en je drukt de paklijst af. Het systeem zal nu automatisch de meest logische route doorheen het magazijn uitstippelen waardoor het picken efficiënt verloopt.
- Je geeft een verkooporder in dat op een latere datum verzonden moet worden. Dat kan het overzicht in de war sturen. Webship Online zorgt ervoor dat een order met een latere verzenddatum de status ‘in wacht’ krijgt. Als de datum aanbreekt waarop het verkooporder verzonden dient te worden, krijgt het automatisch de status ‘klaar voor picking’. Gedaan met voortdurend de verzenddatums te moeten bekijken.
- Als ondernemer beschik je soms over meerdere e-commerce kanalen die gekoppeld zijn aan Webship Online. Uiteraard wil je de herkomst van een verkooporder kunnen achterhalen. Via de geschiedenis van het verkooporder kan je ontdekken hoe een order is terechtgekomen in Webship Online. Heb je het order zelf aangemaakt of is het order binnengekomen via een gekoppeld e-commerce kanaal zoals Woocommerce of Lightspeed? Stel je maar eens voor dat je dit manueel moet uitpluizen.
Wat met backorders?
Het kan gebeuren dat één of meerdere producten in een order tijdelijk niet meer op stock zijn. Voor veel ondernemingen en voorraadbeheersystemen is dit een moeilijke opdracht maar voor Webship Online is dit een fluitje van een cent. Van zodra één of meerdere producten in een order tijdelijk niet meer op voorraad zijn, zal het verkooporder automatisch in de wacht worden gezet. Wanneer alle goederen terug op voorraad zijn, zal het order automatisch de status ‘klaar voor picking’ krijgen. Op die manier hoef je je geen zorgen te maken over dit soort situaties, ze zullen automatisch verwerkt worden van zodra mogelijk.
Wil je toch hetgeen op stock is reeds versturen, dan kan je een order makkelijk opsplitsen. Dat kan wanneer een order zowel producten bevat die op stock zijn, als producten die tijdelijk niet op stock zijn. In dat geval krijg je de mogelijkheid het order op te splitsen in een backorder. De producten die niet op stock zijn, worden ondergebracht in een backorder. Dat backorder kan je indien nodig verder opsplitsen op het moment dat er bepaalde producten op stock komen. Van zodra alle producten uit een backorder terug op stock zijn, zal ook dit backorder automatisch de status ‘klaar voor picking’ krijgen en kan je het uitsturen naar de klant. Vanuit het originele order kan je trouwens steeds zien hoeveel backorders en zijn aangemaakt. Met andere woorden, je behoudt steeds een compleet overzicht.
Interesse in Webship Online?
We komen tot de conclusie dat de verkooporders niet alleen belangrijk zijn voor de omzet maar dat ze ook een grote rol spelen in de logistieke flow. Een voorraadbeheersysteem zorgt ervoor dat je dat allemaal op een eenvoudige manier kan managen. Ben je op zoek naar een systeem dat jouw verkooporders in een overzichtelijke flow gooit maar ben je nog niet helemaal mee in de werking van Webship Online? Vraag dan jouw gratis 30 dagen proefperiode aan! Tijdens deze periode kan je alle functionaliteiten van de applicatie ontdekken. Je zal al snel merken dat het systeem jouw dagelijkse voorraadhandelingen vereenvoudigt. Trouwens, Webship Online biedt nog vele andere voordelen. Nieuwsgierig? Check dan onze website! Heb je nog andere vragen met betrekking dat Webship Online of onze fulfilmentactiviteiten? Contacteer ons dan via hallo@webship.online.
