De voorraad is het kloppend hart van een onderneming. Voorraadbeheer lijkt eenvoudig maar dat is het helemaal niet! Je dient met tal van zaken rekening te houden zodat er geen foutjes in sluipen. Een stockbreuk oplopen omwille van een foutieve voorraad is een echte conversiekiller. Maar voorraadbeheer is zoveel meer dan het tellen van het aantal producten in het magazijn. We denken aan zaken zoals verkooporders, magazijnlocaties, barcodes, enzoverder. Een belangrijk element waarbij minder wordt stilgestaan zijn de inkooporders, een van de valkuilen van het voorraadbeheer. Wij tonen je alvast hoe je een inkooporder zonder moeilijkheden kan verwerken.
Inkooporders zorgen voor een administratieve rompslomp
We willen de onderneming die moeilijkheden ondervinden met de administratie omtrent de inkooporders niet te eten geven. Ondernemingen die zonder of met een verouderd voorraadbeheersysteem werken, komen terecht in een administratieve rompslomp waarbij heel veel tijd verloren gaat. Beeld je maar eens in dat je tussen alle papieren moet opzoeken welk verkooporder wanneer binnenkomt. Eens geleverd, moet je alles controleren aan de hand van enkele papieren en een statisch voorraadbeheersysteem. Dan spreken we nog niet over mogelijke backorders die het administratieve luik nog meer in de war sturen. Als je over veel inkooporders beschikt, dan is de ruimte voor fouten te groot.
Modern voorraadbeheersysteem stroomlijnt de inkooporders
Om de inkooporders te stroomlijnen kan je beroep doen op een modern voorraadbeheersysteem. Maar laat je niet misleiden. Veel systemen beschikken over een module voor inkomende goederen te verwerken. Echter, je moet op zoek naar een voorraadbeheersysteem die de foutenmarge herleidt tot een minimum en het volledige proces eenvoudiger laat verlopen. Webship ontwikkelde zo’n systeem: Webship Online. Webship Online brengt de volledige flow van inkomende goederen in kaart. Trouwens, je kan heel gemakkelijk bestanden uploaden in het inkooporder waardoor je pakbonnen er dergelijke vliegensvlug kan koppelen. Weg met de papiermolen! We lichten even toe.
Statussen van het inkooporder
Het inkooporder doorloopt verschillende fases alvorens te arriveren bij het magazijn. In Webship Online kan je een status toekennen aan het inkooporder zodoende je kan opvolgen in welke fase het inkooporder zich bevindt. Hieronder vind je de mogelijke statussen:
- Concept: het inkooporder is reeds aangemaakt maar nog niet besteld bij de leverancier.
- Besteld (bij de leverancier): de bestelling is geplaatst bij de leverancier.
- Onderweg: je hebt de melding gekregen van de leverancier dat de goederen onderweg zijn.
- Geleverd: het inkooporder is geleverd in het magazijn.
- Uitpakken: het inkooporder wordt uitgepakt waardoor de items op voorraad komen.
- In wacht: een inkooporder in wacht plaatsen kan om verschillende redenen, bijvoorbeeld het ontbreken van verschillende SKU’s, transportschade (onderzoek), de bestelling moet nog even wachten, enzoverder.
- Compleet: het inkooporder is volledig afgewerkt. De items zijn op voorraad en er dienen geen verdere handelingen meer te gebeuren.
- Geannuleerd: het inkooporder is geannuleerd. De reden van annulatie kan je steeds ingeven bij de notities van het inkooporder.
Deze statussen zorgen ervoor dat het volledige proces gestroomlijnd kan verlopen. Je kan in één oogopslag zien welke inkooporders er onderweg zijn of welke inkooporders geleverd zijn en klaar staan om uit te pakken. Met andere woorden, de opvolgingsmogelijkheden zijn enorm!
Inkooporders uitpakken
Eens het inkooporder is aangekomen in het magazijn, moet je het inkooporder controleren en de goederen op voorraad nemen. Webship Online ontwikkelde hiervoor het uitpakscherm. In het algemene gedeelte van het uitpakscherm vind je de algemene informatie over de zending, kan je een bijlage uploaden en werkmiddelen toevoegen. Wij raden aan op steeds de pakbon en/of factuur toe te voegen. Zodoende kan je steeds op een snelle manier alle informatie omtrent het inkooporder terugvinden, zonder dat je verschillende mappen met documenten moet doorbladeren. Door het ingeven van de werkmiddelen kan je achterhalen hoelang je bijvoorbeeld bezig bent met het uitpakken van een inkooporder. Interessant met het oog op optimalisatie! Vervolgens kan je de goederen inboeken. Per SKU krijg je een regel die kan opgeklapt worden. In het opengeklapte scherm kan je volgende zaken ingeven:
- Geleverd aantal (klik op het vinkje om onmiddellijk het verwacht aantal in te vullen)
- Magazijn
- Locatie
- Batch/Lotnr (indien van toepassing)
- Vervaldatum (indien van toepassing)
- Notities (indien gewenst)
Na het invullen van de velden en het wegleggen van het product op de juiste locatie, kan je deze SKU als afgewerkt beschouwen door op de ‘nagezien’-knop te klikken. Het scherm klapt terug in en je kan over naar de volgende SKU. Eénmaal alle SKU’s afgewerkt, komt rechts bovenaan de knop ‘compleet’ tevoorschijn zodat je het inkooporder definitief kan afsluiten. Kortom, een eenvoudig systeem die de foutmarge tot een minimum herleidt.
Het inkooporder is niet compleet
Uiteraard gebeurd al eens dat een inkooporder niet in één keer wordt geleverd. Vele statische systemen ondervinden hier moeilijkheden mee. Beeld je maar eens in dat je alle papieren moet bijhouden om te controleren wat er wel en wat er niet geleverd is. Onbegonnen werk! Dankzij Webship Online is dit een fluitje van een cent. Je kan opnieuw het inkooporder afronden zoals je gewend bent. Voor de te weinig ontvangen goederen zal er automatisch een backorder aangemaakt worden. Dit backorder kan je terugvinden via de overzichtslijst of via de detailpagina van het oorspronkelijke inkooporder. Wanneer de ontbrekende goederen worden nageleverd, kan je gewoon het backorder opzoeken en het proces van ‘uitpakken’ opnieuw uitvoeren om het geleverde aantal ingeven.
Interesse in Webship Online?
We kunnen stellen de inkooporders een belangrijk onderdeel vormen van de logistieke flow. Het koppelen van een voorraadbeheersysteem zoals Webship Online zorgt dat dit proces een geen valkuil meer vormt. Heb je interesse in Webship Online of wil je alle andere functionaliteiten ontdekken? Check dan even onze website! Wist je dat je ook een gratis proefperiode kan aanvragen? Als je twijfelt of een voorraadbeheersysteem een meerwaarde biedt, dan raden wij aan om de proefperiode aan te vragen. Je zal al snel merken dat het systeem jouw dagelijkse voorraadhandelingen vereenvoudigt. Wij ontwikkelden een eenvoudig systeem waarbij gebruiksvriendelijkheid centraal staat én toch beschikt het systeem over alle functionaliteiten die je verwacht van een voorraadbeheersysteem. Heb je nog andere vragen met betrekking dat Webship Online of fulfilmentactiviteiten? Contacteer ons dan via hallo@webship.online.
