Consumenten gaan steeds vaker shoppen op een buitenlandse webshop. De drempel ligt dan ook steeds lager en het wordt met de dag eenvoudiger om online producten te bestellen in pakweg Brazilië of China. Dat werkt uiteraard omgekeerd. Ook jouw webshop kan verkopen aan buitenlandse consumenten. Met de juiste strategie kan je van jouw lokale webshop een internationaal succes maken. Klinkt dat als muziek in de oren? Controleer dan welke stappen je moet nemen om de orders succesvol te versturen. Internationale zendingen vragen net iets meer aandacht en administratie dan een nationale zending.
Welke invloed heeft Europa op mijn internationale zendingen?
Wil je internationale zendingen versturen? Dan speelt Europa een belangrijke factor in het administratieve werk. Binnen de Europese Unie gelden er namelijk andere regels.
- Binnen de EU: binnen de Europese Unie is het redelijk eenvoudig om pakketten te versturen. Aangezien België lid is van de Europese Unie kan je probleemloos zendingen versturen naar andere landen die deel uitmaken van de Europese Unie. Zo is de wetgeving over het algemeen hetzelfde en beschik je over een financieel voordeel aangezien jouw klanten geen douanerechten moeten betalen. Het enige waarmee je rekening moet houden zijn de levertermijnen en verzendtarieven maar administratief zijn er geen extra handelingen vereist.
- Buiten de EU: wanneer je pakketten verstuurd buiten de Europese Unie, komt er al wat meer werk bij kijken. Hierbij moet je jezelf houden aan de internationale wetgeving en zorgen dat het papierwerk op orde is. Een niet onbelangrijk detail is dat de verzendtarieven ook stukken hoger liggen én de levertijden langer zal zijn. Jouw voorkeursverzendmethode speelt hierin een belangrijke rol. Sommige verzendpartners besteden het pakketje uit waardoor het door vele handen en sorteercentra gaat terwijl andere verzendpartners het pakket zo veel mogelijk in eigen beheer houden met snellere levering als gevolg. Zaken waarmee je rekening moet houden in de marketingstrategie.
Internationale zendingen vragen administratieve handelingen
Wanneer je internationale zendingen verstuurd buiten de Europese unie moet je dus rekening houden met enkele administratieve formaliteiten. Vele webshop springen hier onzorgvuldig mee om terwijl dit net bijzonder belangrijk is voor een vlotte afhandeling. Het ontbreken van de nodige documenten kan er voor zorgen dat jouw pakket niet wordt geleverd of zelfs wordt vernietigd. Als je de verplichte documenten meestuurt, dan heeft de douane controle op wat het land binnen en buiten gaat. Op deze manier kunnen ze de veiligheid, gezondheid en het milieu waarborgen. Trouwens, er wordt ook nog gecontroleerd of jouw klant nog invoerrechten moet betalen. Welke documenten heb je nodig?
- Een douaneverklaring (CN23) en een verzendnota (CP71): een CN23 voeg je toe wanneer je pakketten verstuurd met een postbedrijf zoals Bpost of DHL. Op zo’n document geef je aan om welke type zendingen het gaat (verkocht product of geschenk). Verder geef je een omschrijving van de inhoud, gewicht en waarde. Je geeft ook de HS-code op. Aan de hand van de HS-code weet de douane welke producten er in het pakket zitten. Deze code is universeel en wordt wereldwijd gebruikt. Op basis van deze code kan de douane bepalen hoeveel invoerrechten ze moeten heffen. Je kan ook een CP71 verzendnota toevoegen. Dit doe je als de informatie van de CN23 wil verbergen. Het CP71 formulier dient dan als een adreskaart en moet je in een transparante envelop op het pakket plakken, het CN23 formulier mag dan in een dichte envelop.
- Een factuur: je voegt een handelsfactuur aan de buitenkant van het pakket toe als je een CN23 gebruikt. Je vermeld de afzender, de verzendafspraken en informatie over de goederen.
- Een certificaat van oorsprong: sommige landen vragen om een certificaat van oorsprong omwille van handelspolitieke maatregelen. Het certificaat geeft aan in welk land een product is gefabriceerd.
Brexit
Sedert 1 januari 2021 kan je pakketjes richting het Verenigd Koninkrijk niet meer versturen zoals voorheen (als lid van de Europese Unie). Vanaf dan moet je pakketten richting het Verenigd Koninkrijk behandelen als alle andere zendingen buiten de Europese Unie. Je moet dus de nodige documenten invullen en een EORI-nummer hebben. Het EORI-nummer is een identificatienummer dat je nodig hebt als je bij het verzenden van pakketten te maken krijgt met de douane. Beschik je al over een EORI-nummer voor zendingen buiten de Europese Unie? Dan hebben we slecht nieuws want dit nummer is niet geldig in het Verenigd Koninkrijk. Je moet dus een nieuw EORI-nummer aanvragen.
Vragen internationale zendingen te veel tijd en energie?
Als ondernemer ben je steeds op zoek manieren om jouw afzetmarkt te vergroten. Internationale zendingen kunnen daartoe bijdragen. Toch merken we op dat vele webshop hun potentieel niet volledig benutten. Veel webshops vermijden internationale zendingen omwille van de administratieve taken die daarbij komen kijken. Een verkeerde ingesteldheid! Misschien moet je deze kans net grijpen en zoeken naar oplossingen die internationale zendingen eenvoudig maken. Zo kan je alle gegevens die nodig zijn bundelen op een verkooporder in Webship Online, ons wms-systeem. Maar wil je echt aan de slag met internationale zendingen zonder veel tijd te verliezen? Dan kan je beroep doen op Webship Fulfilment. Het fulfilmentcenter van Webship neemt het volledige logistieke proces van jou over waardoor je kan versturen naar waar je maar wilt, zonder daarbij rekening te moeten houden met papierwerk.
