Je kan makkelijk en snel je klantenbestand importeren in Webship Online. Dat bespaart je tijd bij het aanmaken van een order, zo hoef je alvast niet alle klantgegevens op te geven maar kan je direct de juiste klant selecteren.
Om een klantenbestand te importeren, dien je een CSV (comma separated values) bestand aan te maken. Dit doe je door een Excel bestand aan te maken en op te slaan als een CSV bestand ofwel gebruik je deze handige online tool om je Excel bestand om te zetten naar CSV.
Import velden
Webship Online linkt de kolomkoppen uit het importbestand aan de overeenkomstige velden in de applicatie. Gebruik daarom telkens de juiste kolomkoppen: download hier jouw template met de juiste kolomkoppen reeds ingevuld!
Onderstaande gegevens kan je importeren, met daarbij telkens de correcte kolomkop tussen haakjes. De verplichte velden bij het aanmaken van nieuwe producten, zijn aangegeven in het vet.
- Klantnummer (client_number)
- Naam (name)
- Contact (contact)
- E-mail (email)
- Telefoonnummer (phone)
- GSM-nummer (mobile)
- BTW-nummer (vat)
- Facturatieadres: Adresregel 1 (billing_address_1)
- Facturatieadres: Adresregel 2 (billing_address_2)
- Facturatieadres: Postcode (billing_postal_code)
- Facturatieadres: Gemeente (billing_city)
- Facturatieadres: Provincie (billing_province_state)
- Facturatieadres: Land (billing_country)
- Leveringsadres: Naam (shipping_name)
- Leveringsadres: Adresregel 1 (shipping_address_1)
- Leveringsadres: Adresregel 2 (shipping_address_2)
- Leveringsadres: Postcode (shipping_postal_code)
- Leveringsadres: Gemeente (shipping_city)
- Leveringsadres: Provincie (shipping_province_state)
- Leveringsadres: Land (shipping_country)
Import instellingen
Eens het bestand is aangemaakt, kan je het importeren in Webship Online via het klanten overzichtsscherm. Navigeer naar ‘Klanten’ en klik bovenaan de lijst op het import/export icoon. Je kan ervoor opteren om bestaande rijen te overschrijven. Dit betekent dat klantengegevens die reeds aanwezig zijn in Webship Online overschreven worden.
Als bijvoorbeeld het telefoonnummer is ingevuld in Webship Online maar de velden onder de kolom ‘phone’ niet zijn ingevuld in het importbestand, dan zal het telefoonnummer verdwijnen tijdens het importeren. Het is dus belangrijk om het importbestand zo compleet mogelijk te maken. Vink je deze optie niet aan, dan worden er enkel nieuwe klanten geïmporteerd. Webship Online koppelt de gegevens uit het importbestand aan de bestaande data in de applicatie op basis van het klantnummer en/of het btw-nummer.